社内FAQはチャット連携できると便利!Teamsへの自動通知方法
新型コロナウイルスに関係する内容の可能性がある記事です。
新型コロナウイルス感染症については、必ず1次情報として厚生労働省首相官邸のウェブサイトなど公的機関で発表されている発生状況やQ&A、相談窓口の情報もご確認ください。またコロナワクチンに関する情報は首相官邸のウェブサイトをご確認ください。※非常時のため、すべての関連記事に本注意書きを一時的に出しています。
見出し画像

社内FAQはチャット連携できると便利!Teamsへの自動通知方法

こんにちは。アイヴィスnote編集部です。
コロナ禍で導入が進んだテレワークやDX推進の動きなどで、私たちの労働環境も大きく変わりました。取り扱うツールや情報量も増え、覚えるのに時間がかかってしまい…と言った方のお悩みもよく聞きます。

そんな膨大な情報を「社内FAQ」として集約・管理する企業が増えています。社内FAQは、社員から担当者や各部門に寄せられる「よくある質問」に対し、その回答を用意したものです。

画像1

PCでやスマホから簡単にアクセスでき、業務の効率化に最適なこの社内FAQですが、社員自らアクセスする必要があるため「見てもらえない…」といった課題もあります。

定期的な社内啓蒙や社内ポータルへのリンク掲載などいくつか改善方法はありますが、手軽かつ効果の出やすい施策として、チャットツール連携があります。FAQ作成・更新のたびに、チャットで自動通知してあげるのです。

IBiSEで社内FAQを作成すると、トリガー機能を使って社内FAQとチャットツールを簡単に連携することができます。

今回はIBiSEで作成した社内FAQを、多くの企業で使用されているチャットツール「Microsoft Teams」(以下、Teams)へ自動通知する方法を紹介します。

1. Teamsでメールアドレスを取得

Teamsの「チーム」からFAQを通知したいチャネルを選択し、右の3点リーダからメールアドレスを取得します。

画像1

2. IBiSEに 1.で取得したメールアドレスをユーザー登録

ロールは記事クリエイター、ユーザー名は【Teams用】などとつけておくと、分かりやすく管理もしやすいです。

登録後、下記のようにTeamsにユーザー登録完了の案内が来るので、アクティベーションしてください。
※企業によってはTeamsへメール通知できるアカウントを制限している場合があります。その際は、システム管理者へIBiSEの送信ドメインを有効にしてもらうよう依頼してください。

画像9

3. IBiSEの記事管理で通知テンプレートを作成

件名とHTML本文に、Teamsに表示させたい文言を設定します。

画像7

画像8

上記で設定した文言が、Teamsだと下記に表示されるイメージです。
変数入力でFAQのタイトルや回答、リンク先URLの差し込みもできます。

画像5

4. IBiSEの記事管理でトリガーを設定

実行条件と実行内容を設定します。

実行条件:「記事」「ステータス」「一致する」「公開」
実行内容:「操作」「メッセージ送信」「指定ユーザーへ」「2.で登録したユーザー」「3.で作成した通知テンプレート」

下記は、特定カテゴリーの記事をTeamsに通知したかったので、実行条件に特定カテゴリーの一致も指定しています。


画像3

5. 設定完了!

これで設定完了です。FAQを作成・更新するたびに、自動でTeamsに通知されます。

画像4

上記ではFAQ作成の案内を自動通知しましたが、そのほかにも
・お問い合わせ受付通知
・チケット返信の未完了アラート
・FAQ下書きの確認依頼
などの設定ができるため、業務に必要な情報をチャットツールでリアルタイムに通知・受信することができます。

まとめ

今回は、社内FAQをチャットで自動通知する方法を紹介しました。

「はじめからチャットで案内しちゃえば…」と思うかもしれませんが、チャットツールは情報が流れてしまう(フロー型)ため、後で見返したい情報や社内ルール等の掲載には適していません。反面、コミュニケーションハブとして必ず社員が利用しており、手軽に周知できるという特長もあります。

アーカイブに最適な社内FAQと組み合わせて、ぜひ社内の情報共有を促進してくださいね。

【ご案内】
誰でも簡単に使えるサポートツールと言えば「OKWAVE IBiSE」です!FAQページや問い合わせフォームをノンコーディングで作成可能。即日サポート窓口を開設することができます。ご興味ありましたら、こちらからぜひお気軽にお問い合わせください。

最後まで読んでいただき、ありがとうございました。Twitterでもシェアしていただけますと、とても嬉しいです!

やったー!また見てくださいね!
株式会社PRAZNAと申します。FAQページや問い合わせフォームを誰でも簡単に作成できるカスタマーサポートツール 「OKWAVE IBiSE」(オウケイウェイヴ アイヴィス) を提供しています。 https://ibise.com/