メールお問い合わせの返信漏れや重複回答を無くす運用方法
見出し画像

メールお問い合わせの返信漏れや重複回答を無くす運用方法

こんにちは。IBISE note編集部の長谷川です。
当社の提供しているIBISEは、お問い合わせチケット対応業務を効率化できる”チケット管理機能”が標準実装されています。
その”チケット管理機能”のポイントの1つが「ステータス」で1件1件のお問い合わせチケットを管理できることです。

「ステータス」は、新規・対応中・終了の3種類から選択し設定できます。IBISEでは各ステータスを下記の意味を示しています。

新規・・・お問い合わせチケットが未アサイン&未着手状態を示します。
新規で作成(受信)したお問い合わせ、や追加質問を作成(受信)した際に自動的にステータスは新規になります。
対応中・・・お問い合わせチケットを誰かが対応中状態を示します。
終了・・・お問い合わせが終了したことを示します。

「ステータス」は一緒にお問い合わせチケット返信業務を行っているスタッフに共有されます。

なぜ各お問い合わせチケットに「ステータス」を付与するべきなのか

ビジネスメール。例えば、Microsoft OutlookやGmailでお問い合わせの返信業務を行っているとよく発生するのが、他のメールに埋もれてしまったり勘違いによる返信漏れや、複数名のチームで対応している際にAさんとBさんが同じお問い合わせに回答してしまう重複です。

このトラブルを避けるための最もシンプルな手段が「ステータス」管理です。

FireShot Capture 163 - チケットビュー (対応中チケット) - okwavehasegawa.ibise.com

お問い合わせチケットの”ステータス”を駆使した運用はコスパ高し!

”ステータス”を駆使した、お問い合わせチケット対応業務運用に切り替えるのは簡単です。
ポイントは3つ。

1.”新規チケット”フォルダに入っているお問い合わせチケットを順番に着手していきます。
2.返信するお問い合わせチケットを開封したら「ステータス」を対応中に変更します。
3.お問い合わせチケットを質問者に返信する際は「ステータス」を終了にします。

これだけです!
IBISEのカスタマーサクセスチームでは、上記にプラス、対応するサポートスタッフ名も登録するようにしています。

まとめ

もし、あなたの会社のカスタマーサポート業務が、ビジネスメールを使っていて『返信漏れ』や『重複』が発生しているのであれば、IBISEの14日間無料トライアルをお試しください。
IBISEは、クラウド型アプリケーションなので、大規模なシステム導入は不要ですし、現在利用しているビジネスメールを入れ替える必要もないので、部署単位で気軽に利用可能です。

是非「ステータス」管理で、お問い合わせチケット対応業務を体験してみてください!

最後まで読んでいただき、ありがとうございました。Twitterでもシェアしていただけますと、とても嬉しいです!

やったー!また見てくださいね!
株式会社PRAZNAと申します。FAQページや問い合わせフォームを誰でも簡単に作成できるカスタマーサポートツール 「IBISE」(アイビス) を提供しています。 https://ibise.com/