IBiSEのWebフォームで受け取ったお問い合わせを他システムに転送する方法
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IBiSEのWebフォームで受け取ったお問い合わせを他システムに転送する方法

IBiSEは、FAQページとWebフォームの「Webサポートページ」を簡単に立ち上げられるクラウドアプリケーションです。

Webフォームから受け付けたお問い合わせはIBiSEの管理画面で返信業務を行うことができますが、お客様によっては「お問い合わせの返信作業やお問い合わせ履歴の蓄積は別システムで行いたい」というケースがあります。

今回は、IBiSEでWebフォームを用意し、そこで受付したお問い合わせを他システムに転送する方法をご案内します。

実現方法

IBiSEでは通知メールを送信できるので、受け取り先のシステムで通知メールを取り込みます。

IBiSE側では、Webフォームでお問い合わせを受けた際に、通知メールを指定のアドレスに送信するよう「トリガー」を設定します。

IBiSE設定手順

①管理画面内 > チケット管理 > お問い合わせフォームから、Webフォームを作成

②管理画面 > システム管理 > ユーザーから、転送用アカウントを用意
※作成するユーザーのロールは「主契約者」「管理者」「オペレーター」のいずれかである必要があります

③管理画面内>チケット管理>通知テンプレートを作成
※通知テンプレート本文に変数を用いることで、お問い合わせ項目内容や質問者の属性を埋め込むことができます

通知メール作成

④管理画面内>チケット管理>トリガーを設定
実行条件:表示の通り
実行内容:転送先のユーザーと転送用の通知テンプレートを選択します

作成するトリガーイメージ(転送)png


⑤IBiSE側の設定完了。転送先のシステムで取り込み設定を行ってください
※下記は、転送されるメールのイメージです

転送されてくるメール例

応用とまとめ

トリガーの実行条件を変更すれば、Webフォームの入力項目で、特定の内容が選択された場合に、指定のアドレスに転送することもできます。

いかがでしたでしょうか。本操作は、IBiSEの無料トライアルでも検証できますので、IBiSE未導入の方も、ご興味がありましたら下記よりお気軽にお申し込みください!
https://register.ibise.com/new

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株式会社PRAZNAと申します。FAQページや問い合わせフォームを誰でも簡単に作成できるカスタマーサポートツール 「OKWAVE IBiSE」(オウケイウェイヴ アイヴィス) を提供しています。 https://ibise.com/